Jedes Unternehmen sammelt im Laufe eines Arbeitsverhältnisses ganz Informationen und Unterlagen über seine Mitarbeiter: Diese werden in der Personalakte aufbewahrt.
In die Personalakte darf nur hinein, was für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung ist. Zwar gibt es keine rechtlich verbindliche Regelung bezüglich Form und Inhalt. Der Arbeitnehmer hat jedoch ein Recht auf den Schutz seiner Privatsphäre. Zusätzlich sollte das Unternehmen daran interessiert sein, die Akte möglichst dünn zu halten. Es geht nicht darum, möglichst viele Informationen über den Mitarbeiter zu sammeln, sondern all diejenigen zusammen zu fassen, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind.
Was ist für die Stelle wichtig?
24Üblicherweise gibt es pro Arbeitnehmer eine Akte, in die alle Unterlagen gehören, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen: Das sind, neben den Bewerbungsunterlagen einschließlich der Zeugnisse, auch der Arbeitsvertrag und der Personalbogen.
Er enthält eine Übersicht über die Stammdaten des Mitarbeiters. Ebenfalls relevant sind alle Dokumente, die für die Position wichtig sind, wie die Stellenbeschreibung, eine Kopie der Fahrerlaubnis oder auch des Schwerbehindertenausweises.
Auch alle finanziellen Details sollten in der Personalakte hinterlegt werde: Die Anmeldung bei der Krankenkasse, der Nachweis über monatliche Kassenbeiträge und vermögenswirksame Leistungen, zudem die Lohn- und Gehaltsbescheinigungen.
Was passiert während der Zusammenarbeit?
Die meisten dieser Bescheinigungen werden zu Beginn der Zusammenarbeit in die Akte gegeben. Doch auch im Laufe des Arbeitsverhältnisses kommen immer wieder Dokumente dazu: Etwa die Zeugnisse von Weiterbildungsmaßnahmen oder eventuelle Änderungen des Vertrages (zum Beispiel bei der Umstellung auf Teilzeit). Werden im Unternehmen regelmäßige Mitarbeitergespräche durchgeführt und
Datenschutz und Einsicht
Da die Personalakte sehr viele sensible Informationen enthält, gehört es zur Pflicht des Unternehmens, sie so sorgfältig aufzubewahren, dass außer den mit der Personalarbeit betrauten Mitarbeitern und den direkten Vorgesetzten kein Unbefugter Zugang hat. Sind in der Personalakte spezielle und private Gesundheitsdaten enthalten - zum Beispiel über Entziehungskuren des Mitarbeiters - sind diese darüber hinaus gesondert zu sichern, etwa in einem geschlossenen Umschlag (so das Bundesarbeitsgericht, Az. 9 AZR 271/06). Um die Einhaltung des Datenschutzes zu gewährleisten, muss ein Betrieb, in dem mindestens 20 Personen mit der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Dies gilt ohne eine bestimmte Mitarbeiterzahl auch für jeden Betrieb, der Personaldaten in automatisierter Form verarbeitet. Ist es betriebsbedingt notwendig, Teile der Akte an verschiedenen Orten im Betrieb aufzubewahren, ist dies in der jeweiligen Stammakte zu vermerken.
Jeder Mitarbeiter hat jedoch das Recht auf Einsicht in seine Personalakte .
Der Mitarbeiter kann, theoretisch so oft er will und ohne besondere Begründung, Einsicht in seine Akte fordern. Er kann ein Mitglied des Betriebsrates dabei hinzuziehen. Laut Betriebsverfassungsgesetz ist er auch berechtigt, dem Inhalt eigene Erklärungen hinzuzufügen und Kopien oder Abschriften anzufertigen. Das Recht zur Einsicht können Arbeitnehmer während ihrer regulären Arbeitszeit ausüben.