Software Wachsende Marktnachfrage lässt sich nicht immer direkt in Unternehmenswachstum übersetzen. Das musste auch die Zimmerei Timberbau vor fünf Jahren lernen. Erst mit der digitalen Transformation seiner administrativen Abläufe konnte der Betrieb wachsen, von damals zehn auf mittlerweile über 30 Mitarbeitende.
Eigentlich war 2018 das Jahr, in dem Arne Schadt hätte durchstarten können. Sein 2016 gegründeter Zimmereibetrieb war bereits auf zehn Mitarbeitende gewachsen. Anfragen für neue Aufträge kamen im Wochenrhythmus herein. Es gab ausreichend Bewerbungen und Budget, um das Team weiter aufzustocken. Wäre da nicht die Herausforderung gewesen, diese auch organisieren zu müssen. Obwohl alle Zeichen auf Wachstum standen, kam der Geschäftsführer nicht mehr hinterher. „Ich konnte die Aufträge nicht mehr zufriedenstellend koordinieren. Termine und Materialbestellungen wurden vergessen. Leute wurden nicht richtig eingetaktet“, erinnert sich Schadt. „Für mich war klar, entweder muss ich mein Team und damit mein Geschäft verkleinern. Oder ich sorge für das richtige Tool, um weiter wachsen zu können.“
Schadt hatte in seinem Betrieb eigentlich von Anfang an dafür gesorgt, dass die Abläufe schlank blieben. Die Ausrüstung wuchs in den ersten drei Jahren jedoch genauso organisch wie der Betrieb selbst. So wurde die Auftragsverwaltung über mehrere Programme gestemmt, die zu Beginn des Betriebs einfach und bekannt zur Verfügung standen: Google Maps, Excel, Word.
„Ich arbeitete also mit verschiedenen, eher mittelmäßigen Programmen, mit denen ich eigentlich nur behelfsmäßig angefangen hatte“, sagt Schadt rückblickend. „Und ein Großteil der Abstimmung lief eben wirklich noch mündlich und über Papier.“ Was mit einem Team von fünf Mitarbeitenden noch einigermaßen funktionierte, kam bei zehn Mitarbeitenden an seine Grenzen. Die klassischen Branchenprogramme dagegen waren für den Betrieb zu behäbig, komplex und unflexibel. Schließlich merkte Schadt gerade, dass sich sein Betrieb weiterentwickelte. Seine kleine Zimmerei wurde immer mehr zu einem richtigen Holzbauunternehmen. Die digitale Lösung sollte deshalb die Flexibilität der eigenen Entwicklung und der Aufträge auch abbilden können. Vor allen Dingen musste die Lösung aber nicht nur im Büro funktionieren, sondern auch für die Teams auf den Baustellen.
Viele Digitalisierungsangebote passen nicht fürs Handwerk
Die Timberbau GmbH aus Plön ist mit dieser Herausforderung einer sinnvollen und den Betrieb voranbringenden Digitalisierung nicht allein. In dem 2022 veröffentlichten Bericht „Die Digitalisierung des Handwerks“ von ZDH und Bitkom e. V. [1] klagen überwältigende 81 Prozent der befragten Handwerksbetriebe darüber, dass die digitalen Anwendungen für den eigenen Betrieb nicht passen oder schlichtweg überdimensioniert sind. Ein aktueller Bericht der Technologieanalysten von Gartner [2] unterstreicht die interne Herausforderung vieler Unternehmen bei der Digitalisierung. Demnach kämpfen 29 Prozent damit, die richtigen Informationen zu finden. Und 20 Prozent fällen sogar falsche Entscheidungen, weil nicht klar ist, wann welche Anwendung wie genutzt werden soll. In vielen Fällen fehlt den angebotenen Lösungen der Fokus auf das Handwerk und seine spezifischen, etablierten Abläufe: schnelle Angebotserstellung, flexible Routen- und Einsatzplanung, sinnvolle Verknüpfung von Büroteam und Außendienst, individuelle Checklistenerstellung, umfassende und stringente Arbeitsdokumentation, schlanke Lagerhaltung.
Digitale Lösungen müssen im Handwerk einen gordischen Knoten lösen. Nicht nur müssen sie die sehr individuellen Ausprägungen der Betriebsabläufe der einzelnen Unternehmen aufgreifen. Sie müssen auch ein durchaus komplexes Zusammenspiel mehrerer Abteilungen und Gewerke abbilden, die sowohl im Büro als auch auf der Baustelle arbeiten und ein großes Maß an sauberer Dokumentation benötigen.
Schauen, wo es klappt
Arne Schadt hatte Anfang 2019 Glück und Mut. Er kannte mit der Hückstädt GmbH einen befreundeten SHK-Betrieb im Ort, bei dem die Abläufe glatt liefen. Und da die verlässlichsten Erfahrungsberichte noch immer aus den eigenen Reihen kommen, schaute er sich ein paar Tage dort um. Digitalisierung ist schließlich auch Vertrauenssache, denn Versprechen gibt es zuhauf. Hückstädts Geschäftsführer Lars Hückstädt hatte 2017 begonnen seinen Betrieb digital zu transformieren. Sein Ziel war damals, alle Medienbrüche zu beseitigen und den gesamten Auftragsprozess in einer Software abzubilden. Wichtig war ihm, dass die Lösung im Büro und mobil funktionierte, um die Kernkompetenzen von Disposition und Außendienst zu verbinden.
Genau wie Arne Schadt hatte sich Lars Hückstädt bei einem anderen befreundeten Betrieb Rat geholt. Der hatte einige Zeit zuvor mfr in seinem Unternehmen eingeführt. So konnte Arne Schadt sich direkt am lebenden Objekt anschauen, wie ein digitaler Handwerksbetrieb optimal funktioniert, zum Beispiel wie sich die Teams ortsunabhängig abstimmen können oder wie Projektleitung, Buchhaltung und Außendienstteam optimal – und wenn nötig in Echtzeit – im Austausch stehen, wie die Einsatz- und Routenplanung übersichtlich, intelligent und teilautomatisiert erfolgt, wie der Außendienst über mobile Endgeräte nicht nur Zugriff auf alle Projektinformationen hat, sondern auch die eigenen Arbeiten in Checklisten vollständig und sauber dokumentiert – sodass Arne Schadt zu jeder Zeit seinen Kunden, die mitunter Hunderte Kilometer von der Baustelle entfernt leben, tagesaktuelle und lückenlose Auskünfte zum Stand der Bauarbeiten geben kann. Kurz: Wie die Abläufe Hand in Hand gehen, ohne dass sich die Mitarbeitenden verbiegen müssen.
Arne Schadts Mut forderte dann die Entscheidung, einfach zu machen. „Ich bin von einem Tag auf den anderen umgestiegen. Bis auf mein Zeichenprogramm habe ich alle anderen Programme, die ich zuvor verwendet habe, rausgeworfen“, erinnert er sich schmunzelnd.
In drei Jahren die Unternehmensgröße verdreifachen
Arne Schadts Mut wurde belohnt:
- Die Angebotserstellung geht seitdem viel leichter von der Hand. Statt für die Kalkulation eines Einfamilienhauses mehrere Stunden einplanen zu müssen, ist heute in 30 Minuten ein Angebot fertig. So kann Schadt schnell reagieren. „Unsere Auftraggeber möchten genauso wenig auf ein Angebot warten wie wir“, so Schadt. „Mitunter sind wir bei der Abgabe der Angebote die Ersten und stechen damit schon zeitlich unsere Konkurrenz aus.“
- Bei der Planung, Koordination, Vorbereitung und Dokumentation geht nichts mehr verloren. Alles ist direkt im Auftrag hinterlegt und kann von allen Beteiligten eingesehen werden. Das Außenteam hat dafür Tablets, auf denen die App von mfr läuft. Auch Subunternehmer können über Gastzugänge eingebunden werden. „Es läuft wirklich alles digital. Bei Problemen kontaktiert mich mein Team über den Chat und schickt bei Bedarf Bilder“, erklärt Schadt die Veränderung im Vergleich zu früher. „Und da auch die Dokumentation über projektgenaue Checklisten erfolgt, liegen mir die Arbeitsberichte meiner zehn bis zwölf Kolonnen spätestens um 20 Uhr im System vor.“
Die Ergebnisse sprechen für sich. Statt das Team zu verkleinern, ist Timberbau seit 2019 von zehn auf 35 Mitarbeitende gewachsen. Nur ein Teammitglied ist für die Koordination zuständig, drei weitere verantworten Architekturplanung und Design. Das restliche Team ist beim Kunden und schafft Umsatz.