Wer Regiearbeiten handschriftlich erfasst und die Daten im Büro manuell eingibt, vergeudet Zeit und Geld. Und doch ist dies in vielen Holzbaubetrieben immer noch gängige Praxis. Wäre es nicht effizienter und besser, Stunden- und Materialien, Warenbestellungen, Abrechnungen und andere CRM- und ERP-Prozesse schon auf der Baustelle in Gang zu setzen? Ohne den Umweg über die Zettelwirtschaft? Passende Lösungen dafür gibt es schon heute, und dank Mietmodell sogar zu moderaten, überschaubaren Investitionskosten. Frei nach dem Motto, zahle nur, was Du auch nutzt.

Der Holzbau weist den höchsten Digitalisierungsgrad im Bauwesen auf. Die Planung ist vielfach vollständig digitalisiert, ebenso die Arbeitsvorbereitung bis hin zur automatisierten Produktion. Virtuelle Werkzeuge wie CAD/CAM und BIM optimieren Arbeitsabläufe und vereinfachen die Kommunikation. Nur im Büro stößt die IT- und Online-Unterstützung nicht selten an ihre Grenzen. Auf dem Weg von der Baustelle in die Verwaltung werden Leistungen oft noch handschriftlich auf Regiezetteln vermerkt. Es wird kopiert, ausgedruckt und mehrfach erfasst, bevor alles den Weg in das digitale System findet. Oder die Kommunikation mit Kunden sowie die Verwaltung der Warenwirtschaft erfolgen zwar digital, aber eine nahtlose Verknüpfung der CRM- und ERP-Systeme mit der Planung, der Fertigung und der Baustelle vor Ort fehlt. Dies beeinträchtigt die Effizienz der Holzbaubetriebe und kostet Fehler, Zeit und letztlich Geld.

Vorteile einer Office-Management-Lösung

Denn das Office-Management, und damit die CRM- und ERP-Lösung, spielt eine zentrale Rolle in den digitalen Geschäftsprozessen und ist entscheidend für den Unternehmenserfolg. Die digitale, automatisierte Erfassung von Text- und Bildinformationen trägt dazu bei, den Daten- und Informationsaustausch zu strukturieren. Dies optimiert die Büroabläufe und erhöht die Qualität der Arbeits- und Informationsprozesse. Davon profitieren die strategische Unternehmensentwicklung und die Kundenkommunikation ebenso wie die Attraktivität des Unternehmens für potenzielle Fachkräfte.

Insbesondere folgende Aspekte tragen dazu bei, die Geschäftsabläufe zu verbessern:

• Digitale Zeit- und Leistungserfassung
• Bautagebuch mit täglichen und monatlichen Berichten
• Lagerverwaltung und Materialwirtschaft
• Projekt- und Kundendatensatzverwaltung
• Datenablage und Archivierung
• Einfache und schnelle Kalkulation der Projekte
• Angebots-, Auftrags- und Rechnungsmanagement inklusive Nachkalkulation

Warum die Insellösung nicht ausreicht

Für diese Anforderungen können individuelle Lösungen programmiert werden, deren Entwicklung aber in der Regel aufwendig und langwierig ist. Die Alternative – eine Standard-Office-Software – ist günstiger, hat jedoch ebenfalls einen Nachteil. Handelsübliche Office-Lösungen sind nicht mit der Planung und der Produktion von Holzbaubetrieben vernetzt, sodass viele Daten manuell übertragen oder eigene Schnittstellen programmiert werden müssen. Im Optimalfall sind es direkt an das Konstruktionsprogramm angebundene Systeme wie die SEMA-Holzbauplanungssoftware. Bereits in der Entwurfs- und Planungsphase kann damit auf Knopfdruck ein Angebot in der nahtlos verknüpften WGsystem CRM-ERP-Software generiert werden.

Der Königsweg: mobiles Arbeiten

Noch effizienter wird der Arbeitsfluss durch Subskriptionsmodelle wie WGsystem.next, Sie bieten Handwerkern alle Vorteile des mobilen Arbeitens. Dazu gehört z.B. die digitale Erfassung von Regiearbeiten oder des dabei verwendeten Materials auf der Baustelle mit sofortiger Übertragung ins Büro für die weitere Kalkulation und Abrechnung. Damit steigt die Effizienz, da der Aufwand für Doppeleingaben entfällt. Die Kontrolle über den tatsächlichen Arbeitsaufwand vor Ort erhöht sich, während die Fehlerquote sinkt, die durch vergessene, falsch oder doppelt notierte Einträge entsteht. Statt Daten nacheinander und doppelt einzugeben, arbeiten Buchhaltung und Zimmerer einfach Hand in Hand.

…mit Subskriptionsmodellen

Ein weiterer Vorteil von Mietmodellen ist, dass das Unternehmen mit klar kalkulierbaren, fixen Kosten rechnen kann und nur das bezahlt, was es auch wirklich nutzt. Für einen geringen monatlichen Betrag decken solche CRM/ERP-Systeme alle kaufmännischen Aufgaben rund um die Themen Büroorganisation, Auftragsabwicklung, Kalkulation, Warenwirtschaft, Zeiterfassung und Rechnungsstellung ab. Die Prozesse werden vollständig digital abgewickelt und können gleichzeitig von verschiedenen Arbeitsplätzen aus bearbeitet werden. Auch die Sorge um Updates entfällt, denn die neuesten Anforderungen sind bereits integriert, beispielsweise die Erstellung von E-Rechnungen, die ab Januar 2025 verpflichtend werden.

Modelle von A bis Z

Unverzichtbare Eigenschaften und Bestandteile einer guten Lösung sind daher:

• Mobiles Arbeiten: Bereits in der Minimallösung ist beispielsweise bei WGsystem bereits die App für mobiles Arbeiten gratis enthalten. Ob Zeiterfassung, Berichtswesen, Materialwirtschaft, Fotos oder Adressen, alles kann damit bequem und einfach von überall und jederzeit mobil bearbeitet werden.
• Flexibilität: Ändern sich die jeweiligen Anforderungen – zum Beispiel bei mehr oder weniger Personal –, wird das gebuchte Paket einfach mit wenigen Klicks angepasst.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Lösung ist einfach zu bedienen und dank intuitiver Funktionsweise schnell erlernt. Auch bei der Schulung wird der Anwender nicht allein gelassen. So unterstützt etwa das WGsystem College Benutzer auf ihrem Lernweg durch das Programm mit zahlreichen Lernvideos. Und wenn es doch einmal hakt und Fragen auftauchen, gibt es professionelle Hilfe von Profis für Profis.
• Anbindung an die Holzbauplanungssoftware: Die Automatisierung von Stammdaten, Datenschnittstellen und die Anbindung an das jeweilige CAD/CAM-Programm sparen Zeit und Ressourcen und steigern die Produktivität. Auf Knopfdruck wird das Angebot erstellt. Zudem führt jede Änderung in der CAD/CAM-Lösung zur automatischen Aktualisierung des Angebots bzw. der Kalkulation. So werden bei nachträglichen Änderungen keine Materialien oder Mehrkosten mehr vergessen und die Nachkalkulation erledigt sich von selbst.

Wer weniger Leistung benötigt, zahlt auch weniger

Im Idealfall bieten solche Modelle verschiedene Funktionsumfänge zu verschiedenen Preismodellen. Bei der an die Holzbauplanungssoftware SEMA angebundenen Lösung WGsystem.next dienen beispielsweise drei Pakete mit unterschiedlichem Funktionsumfang als solide Grundausstattung für verschiedene Nutzerbedürfnisse. Diese lassen sich mit einzeln buchbaren Add-ons einfach zu einer maßgeschneiderten Lösung erweitern. Dabei gilt: Wer weniger Leistungen benötigt, zahlt auch weniger. Die Vorteile überzeugen bereits beim kleinsten Paket: einfachere und bessere Arbeitsabläufe, eine optimierte Kommunikation, weniger Arbeitszeit und geringere Kosten.