Eine Betriebsübergabe im Handwerk (z. B. in einer Zimmerei oder einem Holzbaubetrieb) ist ein komplexer Prozess. Neben den klassischen Themen (Organisation, Finanzen, Produktion) dürfen vor allem die digitalen Aspekte nicht vernachlässigt werden. Ein modern aufgestellter, digital geführter Betrieb lässt sich nämlich deutlich leichter übergeben als ein Unternehmen mit veralteten Abläufen.

Diese praxisnahe Checkliste richtet sich vor allem an Alt-Inhaber, ist aber auch für Nachfolger hilfreich. Sie soll helfen, den Übergabeprozess strukturiert und zukunftssicher zu gestalten – mit besonderem Fokus auf Dokumentation, Digitalisierung und Vorbereitung auf eine moderne Betriebsführung.

Anwendungshinweis

Die Checkliste ist als ausdruckbares Dokument mit Checkboxen konzipiert. Arbeiten Sie die Punkte Schritt für Schritt durch, um eine reibungslose und erfolgreiche Betriebsübergabe sicherzustellen.

1. Vorbereitung & Planung der Übergabe

• Übergabezeitraum früh festlegen: Planen Sie den Generationswechsel langfristig. Legen Sie einen Zeitrahmen für die Übergabe fest – idealerweise mehrere Jahre im Voraus (Empfehlung: 2-3 Jahre Planung, wenn nur Teilzeit an der Übergabe gearbeitet werden kann). So bleibt genug Zeit, einen geeigneten Nachfolger zu finden und alle Schritte gründlich vorzubereiten.
• Rechtliche & finanzielle Aspekte regeln: Klären Sie frühzeitig alle formalen Fragen. Dazu zählen insbesondere eine Unternehmensbewertung, die Ausarbeitung des Übernahmevertrags (Kauf/Pacht) sowie Regelungen zu Steuern und Haftung. Holen Sie sich Unterstützung von Notar, Steuerberater und Handwerkskammer, damit alle Details rechtssicher vereinbart sind.
• Nachfolger einbeziehen: Ist der Nachfolger bereits bestimmt (Familienmitglied, Mitarbeiter oder externer Übernehmer), binden Sie ihn so früh wie möglich ein. Stimmen Sie wichtige Entscheidungen im Vorfeld gemeinsam ab und planen Sie die Übergabe partnerschaftlich.
• Mitarbeiter frühzeitig informieren: Beziehen Sie die Belegschaft offen in den Prozess ein. Informieren Sie alle Mitarbeiter rechtzeitig über den geplanten Betriebsübergang, damit sie sich auf die neue Situation einstellen können. Beachten Sie dabei auch die gesetzliche Informationspflicht nach §613a BGB – d. h. alle Mitarbeiter schriftlich über Grund, Zeitpunkt und Folgen der Übergabe in Kenntnis setzen. Die transparente Einbindung der Mitarbeiter schafft Vertrauen und erleichtert die Übergabe.

2. Wissenstransfer und Dokumentation

• Betriebswissen aufbereiten: Sammeln und dokumentieren Sie das im Betrieb vorhandene Know-how. Erstellen Sie z. B. ein Betriebshandbuch (digital oder analog), in dem alle wichtigen Arbeitsabläufe, Verfahren und Erfahrungswerte festgehalten sind. Nichts darf allein „im Kopf“ des Alt-Inhabers verbleiben. Legen Sie auch Übersichten aller wichtigen Kunden, Lieferanten und Projekte an – so gehen keine Informationen verloren.
• Wichtige Unterlagen zentral sammeln: Sorgen Sie für eine vollständige Dokumentation aller geschäftsrelevanten Unterlagen. Dazu zählen Verträge, Rechnungen, Personalakten, Maschinen-Handbücher, Wartungspläne etc. Führen Sie eine Liste, wo welche Dokumente liegen (Ordnerstruktur oder Ablageort). Ideal ist es, digitale Kopien wichtiger Papierdokumente anzufertigen (siehe Abschnitt Digitalisierung der Unterlagen).
• Liste aller Zugänge & Zugriffsrechte erstellen: Verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick über sämtliche digitalen Zugänge im Betrieb. Erfassen Sie alle Accounts und Passwörter – von PC-Logins über E-Mail-Konten bis zu Branchensoftware, Cloud-Speichern, Website/Social-Media-Accounts etc.. Halten Sie fest, wer aktuell worauf Zugriff hat und passen Sie Berechtigungen bei Bedarf an. Diese Zugangs-Liste ist an den Nachfolger zu übergeben, damit er nahtlos auf alle Systeme zugreifen kann. Am besten verwenden Sie einen sicheren Passwort-Manager, um die Übergabe der Zugangsdaten zu erleichtern.
• Laufende Projekte und Aufträge dokumentieren: Stellen Sie eine aktuelle Übersicht aller laufenden Projekte und offenen Aufträge zusammen. Dokumentieren Sie den Status, Ansprechpartner, wichtige Fristen und Vereinbarungen. So kann der Nachfolger direkt sehen, was gerade in Arbeit ist, und die Projekte ohne Informationsverlust fortführen. Eine digitale Projektliste oder ein Übergabeprotokoll hat sich hier bewährt, damit der Nachfolger die Leistungsfähigkeit und Historie des Betriebs auf einen Blick erkennt.

3. Digitalisierung der Betriebsunterlagen

• Analoge Akten digitalisieren: Machen Sie Schluss mit schwer durchschaubaren Papierbergen – wichtige Unterlagen einscannen und elektronisch archivieren. Insbesondere Kundenakten, Projektordner, Baupläne, Angebotsordner und technische Dokumente sollten Sie Seite für Seite digitalisieren (ggf. durch einen Scan-Dienstleister). Achten Sie darauf, die Scans mittels Texterkennung (OCR) durchsuchbar zu machen, damit Sie und der Nachfolger später gezielt nach Stichworten suchen können. Digitale Archive bieten klare Strukturen: Informationen lassen sich in Sekunden finden, anstatt mühselig Ordner zu wälzen. Zudem sparen Sie enorm Platz – elektronische Archive benötigen nur einen Bruchteil des physischen Stauraums (eine einzelne DVD kann hunderte Aktenordner aufnehmen!).
• Cloud-Speicher einrichten: Richten Sie einen zentralen digitalen Ablageort für alle Dokumente ein, z. B. über einen Cloud-Speicher (Online-Laufwerk) oder ein internes Serverlaufwerk. Dadurch sind alle wichtigen Unterlagen für berechtigte Personen jederzeit und von überall aus verfügbar – sei es im Büro, auf der Baustelle oder im Homeoffice. Achten Sie auf eine klare Ordnerstruktur und Zugriffsverwaltung im Cloud-System. So ist der Nachfolger sofort arbeitsfähig, ohne zuerst lokale Ordner oder Aktenschränke durchsuchen zu müssen.
• Kunden- und Projektdaten digital konsolidieren: Stellen Sie sicher, dass Kundenhistorien, Angebote, Aufträge und Rechnungen in digitaler Form vorliegen – idealerweise in einer gemeinsamen Software oder Datenbank. Führen Sie ggf. eine digitale Kundenliste bzw. ein CRM-System ein, in dem die Kontakthistorie, vergangenen Projekte und Besonderheiten jedes Kunden vermerkt sind. Ebenso sollten Projektunterlagen (Pläne, Berechnungen, Dokumentationen) zentral digital abgelegt sein. So behalten Nachfolger und Team den Überblick über alle Aufträge – aktuell und vergangen.
• Datenschutz & Datensicherung gewährleisten: Vergessen Sie nicht, bei aller Digitalisierung die rechtlichen Vorgaben einzuhalten. Prüfen Sie, ob Ihr Betrieb DSGVO-konform aufgestellt ist, und beheben Sie etwaige Lücken noch vor der Übergabe. Alle personenbezogenen Daten (Kundendaten, Mitarbeiterdaten) müssen sicher und gesetzeskonform verwaltet werden – diese Verantwortung geht nahtlos auf den Nachfolger über. Richten Sie regelmäßige Backups aller digitalen Daten ein (und testen Sie diese), damit im Ernstfall keine wichtigen Informationen verloren gehen. Dokumentieren Sie zudem, welche Aufbewahrungspflichten (z. B. steuerliche Archivierungsfristen, GOBD) bestehen und wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Der Nachfolger sollte darüber im Bilde sein, um seine Pflichten zu kennen.

4. Tools & Systeme für den digitalen Betrieb

• Branchensoftware nutzen: Überprüfen Sie, ob der Einsatz einer modernen Handwerkersoftware für Ihren Betrieb sinnvoll ist. Speziell aufs Handwerk ausgerichtete Software (für Auftragsbearbeitung, Angebots- & Rechnungsstellung, Projektmanagement etc.) sorgt für strukturierte Abläufe und transparente, rechtssichere Dokumentation aller Vorgänge. Eine digitale Abwicklung von Projekten verschafft Ihnen nicht nur Wettbewerbsvorteile im Tagesgeschäft, sondern erhöht auch die Attraktivität des Betriebs für einen jungen Nachfolger. Tipp: Falls Sie bisher keine integrierte Software nutzen, können Sie im Übergangsprozess noch in ein geeignetes System investieren – der Betrieb wird dadurch oft effizienter und auch mit weniger Personal leichter führbar.
• Wissensdatenbank einführen: Etablieren Sie eine zentrale Wissensplattform (z. B. ein internes Wiki oder digitales Nachschlagewerk), in der betriebliches Wissen für alle zugänglich ist. Hier können Betriebsanleitungen, häufige Fragen, Checklisten für Arbeitsabläufe, Wartungsanleitungen für Maschinen etc. hinterlegt werden. So stellen Sie sicher, dass Know-how nicht verloren geht, sondern allen Mitarbeitern und dem Nachfolger jederzeit zur Verfügung steht. Eine solche digitale Wissensdatenbank erleichtert neuen Mitarbeitern die Einarbeitung und fördert die Selbständigkeit des Teams.
• Projektplanung & -dokumentation digitalisieren: Führen Sie Tools ein, mit denen Projekte geplant und dokumentiert werden können. Beispielsweise bietet sich eine Projektmanagement-Software oder ein digitales Bautagebuch an, um den Fortschritt auf Baustellen festzuhalten. Wichtig ist, dass Büro und Baustelle digital vernetzt sind – etwa durch mobile Apps, auf denen Mitarbeiter vor Ort Daten eingeben oder abrufen können. Dadurch sind alle stets auf dem gleichen Stand, und der Nachfolger kann sich ein genaues Bild aller laufenden Vorgänge machen.
• Kommunikationskanäle modernisieren: Stellen Sie sicher, dass im Betrieb zeitgemäße Kommunikationsmittel genutzt werden. Etablieren Sie beispielsweise einen Messenger-Dienst (Chat-Gruppe) fürs Team, nutzen Sie E-Mail-Newsletter oder digitale schwarze Bretter für Ankündigungen und erwägen Sie Videokonferenzen für Meetings (falls räumlich verteilt gearbeitet wird). Alt und Jung sollten über dieselben Kanäle kommunizieren, um Informationsbrüche zu vermeiden. Oft werden in der Übergabe digitale Kanäle vergessen, was später zu Lücken führt – achten Sie darauf, alle genutzten Kommunikationswege ebenfalls zu übergeben und aktiv weiterzuführen.
• Digitale Marketing- und Vertriebskanäle nicht vergessen: Übergeben Sie dem Nachfolger auch die Betreuung von Website, Social-Media-Accounts, Online-Plattformen oder sonstigen digitalen Kanälen Ihres Betriebs. Dokumentieren Sie, welche Kanäle bespielt werden (z. B. Firmenwebsite, Facebook/Instagram, Handwerkerportale) und übergeben Sie die Admin-Zugänge dafür. Besprechen Sie mit dem Nachfolger, welche Online-Strategie der Betrieb verfolgt und wie diese ggf. ausgebaut werden kann. So bleibt Ihr Betrieb auch nach der Übergabe nach außen sichtbar und kundenorientiert.

5. Schulung & Übergabephase

• Übergabephase aktiv gestalten: Planen Sie eine ausreichende Übergangszeit, in der Sie als Alt-Inhaber den Nachfolger im Tagesgeschäft begleiten. Mit Unterzeichnung des Übergabevertrags ist Ihre Aufgabe nicht sofort erledigt – eine Einarbeitungsphase ist entscheidend für den Erfolg. Stehen Sie dem Nachfolger mit Rat und Tat zur Seite: Beantworten Sie Fragen zu Abläufen, Kunden oder technischen Details und geben Sie Ihr Erfahrungswissen weiter. Gerade bei einer Übergabe an Externe, die den Betrieb noch nicht kennen, ist es wichtig, dass Sie Ihr praktisches Wissen (z. B. zu spezifischen Materialien, Maschinen oder Kniffen) noch eine Weile zugänglich machen.
• Genügend Zeit für Wissenstransfer einplanen: Unterschätzen Sie nicht die Einarbeitung – auch junge, digitalaffine Nachfolger brauchen Zeit, um alle Facetten des Betriebs zu verinnerlichen. Planen Sie Schulungen on-the-job: Gemeinsame Kundenbesuche, das schrittweise Übergeben von Schlüsselaufgaben (Einkauf, Angebotskalkulation, Personalführung etc.) und regelmäßige Abstimmungen. So kann der Nachfolger sich das notwendige Vertrauen erarbeiten und Sicherheit in der Betriebsführung gewinnen.
• Mitarbeiter schulen und vorbereiten: Beziehen Sie das Team in die Übergabe mit ein. Stellen Sie sicher, dass Leistungsträger im Betrieb ihr Wissen weitergeben (z. B. ein erfahrener Vorarbeiter erklärt dem Nachfolger interne Abläufe). Veranstalten Sie bei Bedarf Workshops oder Schulungen für die Belegschaft – insbesondere wenn neue digitale Werkzeuge eingeführt wurden. Alle Mitarbeiter sollten rechtzeitig im Umgang mit neuer Software, digitalen Zeiterfassungstools oder geänderten Prozessen geschult werden, damit nach der Übergabe alle reibungslos weiterarbeiten können.
• Prozesse gemeinsam dokumentieren: Nutzen Sie die Übergabephase, um Kernprozesse gemeinsam durchzugehen und schriftlich festzuhalten. Der Nachfolger kann dabei frischen Blick einbringen, während Sie als Alt-Inhaber die Hintergründe erläutern. Dokumentieren Sie z. B. Schritt-für-Schritt, wie ein Kundenauftrag vom Erstkontakt bis zur Abrechnung abgewickelt wird, wie Qualitätskontrollen stattfinden, oder wie Bestellungen und Lagerverwaltung ablaufen. Diese Prozessdokumentationen sollten aktualisiert und dem ganzen Team zugänglich gemacht werden. So schaffen Sie Klarheit und Einheitlichkeit für die Zeit nach der Übergabe.

6. Nachbereitung & Kommunikation

• Nachkontrolle des Übergabeerfolgs: Planen Sie einige Wochen bis Monate nach der Übergabe einen gemeinsamen Review-Termin mit dem Nachfolger (sofern möglich). Besprechen Sie offen, was gut geklappt hat und wo evtl. noch Lücken sind. Gibt es Bereiche, in denen der Nachfolger weitere Unterstützung oder Informationen benötigt? Dieser Austausch stellt sicher, dass keine wichtigen Punkte übersehen wurden, und bietet Gelegenheit, aus dem Prozess zu lernen.
• Feedbackrunden im Team durchführen: Führen Sie im Nachgang Feedbackgespräche mit Mitarbeitern. Fragen Sie nach, wie sie die Übergabe erlebt haben und ob es Unklarheiten in neuen Abläufen gibt. Eine offene Feedbackkultur hilft dem Nachfolger, sich als Chef weiter zu verbessern, und Ihnen als Alt-Inhaber, wertvolle Hinweise zur Übergabevorbereitung künftig weiterzugeben.
• Kunden und Partner informieren: Kommunizieren Sie den Inhaberwechsel aktiv nach außen. Rechtzeitig und umfassend sollten alle Kunden und Geschäftspartner über die Übergabe informiert werden. Verfassen Sie ein Anschreiben (per Brief oder E-Mail) an Ihre Kunden, in dem Sie den Nachfolger vorstellen, den Übergabetermin nennen und versichern, dass der Betrieb in bewährter Weise weitergeführt wird. Betonen Sie, was gleich bleibt (z. B. Ansprechpartner, Qualität, Service) und welche neuen Chancen sich ggf. ergeben. Auch auf der Webseite und in sozialen Medien sollten Sie die Geschäftsübergabe bekanntgeben. So schaffen Sie Transparenz und halten Ihre Kundschaft im Boot.
• Dank und Ausblick formulieren: Nutzen Sie die Kommunikationsmaßnahmen, um sich bei Mitarbeitern, Kunden und Weggefährten zu bedanken und positiv auf die Zukunft einzustimmen. Zeigen Sie, dass der Betrieb in guten Händen ist. Gegebenenfalls kann ein kleines Übergabe-Event sinnvoll sein (z. B. Tag der offenen Tür oder Feier), um Alt-Inhaber, Nachfolger und Kunden zusammenzubringen. Eine persönlich gestaltete Übergabe hinterlässt einen guten Eindruck und erleichtert allen Beteiligten den Neuanfang im Betrieb.